Déclaration de protection des données de l’association Swiss Movers Association (SMA)
Version du 1er septembre 2023
Dans la présente déclaration de protection des données, nous, l’association Swiss Movers Association (SMA) (ci-après “nous” ou “notre”), expliquons comment nous collectons et traitons les données personnelles. Il ne s’agit pas d’une description exhaustive ; le cas échéant, d’autres déclarations de protection des données ou des conditions générales de vente, des conditions de participation et des documents similaires règlent des faits spécifiques. Par données personnelles, on entend toutes les informations qui se rapportent à une personne identifiée ou identifiable.
Si vous nous fournissez des données personnelles d’autres personnes (p. ex. membres de la famille, données de collègues de travail), veuillez vous assurer que ces personnes connaissent la présente déclaration de protection des données et ne nous communiquez leurs données personnelles que si vous y êtes autorisé et si ces données personnelles sont correctes.
La présente déclaration de confidentialité est conçue pour répondre aux exigences du règlement général sur la protection des données de l’UE (“RGPD”), de la loi suisse sur la protection des données (“LPD”) et de la loi suisse révisée sur la protection des données (“LPD révisée”). Toutefois, l’applicabilité de ces lois et la mesure dans laquelle elles s’appliquent dépendent du cas d’espèce.
1. Responsable
Le responsable des traitements de données que nous décrivons ici est FREI connect AG, sauf indication contraire dans le cas particulier. Si vous avez des questions relatives à la protection des données, vous pouvez nous les communiquer à l’adresse de contact suivante (mais indiquez si possible à laquelle vous vous référez) : FREI connect AG, Radgasse 3, 8005 Zurich, Suisse, moving@sma-moving.ch
Notre représentant dans l’EEE selon l’art. 27 du RGPD est FREI connect AG, Radgasse 3, 8005 Zurich, Suisse, moving@sma-moving.ch.
2. Collecte et traitement des données personnelles
Nous traitons en premier lieu les données personnelles que nous recevons de nos clients et autres partenaires commerciaux dans le cadre de nos relations commerciales avec eux et d’autres personnes impliquées dans ces relations, ou que nous collectons auprès de leurs utilisateurs lors de l’exploitation de nos sites web, apps et autres applications.
Dans la mesure où cela est autorisé, nous prélevons également certaines données de sources accessibles au public (p. ex. registre des poursuites, registre foncier, registre du commerce, presse, Internet) ou recevons de telles données d’autres entreprises au sein de FREI connect SA, des autorités et d’autres tiers. Outre les données que vous nous fournissez directement, les catégories de données personnelles que nous recevons de tiers à votre sujet comprennent notamment des données provenant de registres publics, des données que nous apprenons dans le cadre de procédures administratives et judiciaires, des données en rapport avec vos fonctions et activités professionnelles (pour que nous puissions par ex. avec votre aide, pour conclure et traiter des affaires avec votre employeur), des informations vous concernant dans la correspondance et les entretiens avec des tiers, des renseignements sur votre solvabilité (dans la mesure où nous traitons personnellement avec vous), des informations vous concernant que des personnes de votre entourage (famille, conseillers, représentants juridiques, etc.) nous fournissent afin que nous puissions conclure ou traiter des contrats avec vous ou en faisant appel à vous (p. ex. références, votre adresse pour les livraisons, procurations, informations sur le respect des prescriptions légales telles que la lutte contre le blanchiment d’argent et les restrictions à l’exportation, informations fournies par les banques, les assurances, les partenaires de distribution et autres partenaires contractuels de notre société pour l’utilisation ou la fourniture de prestations par vous (p. ex. paiements effectués, achats réalisés), informations sur votre personne provenant des médias et d’Internet (dans la mesure où cela est indiqué dans le cas concret, p. ex. ), vos adresses et, le cas échéant, vos centres d’intérêt et autres données sociodémographiques (pour le marketing), les données en rapport avec l’utilisation du site web (par ex. adresse IP, adresse MAC du smartphone ou de l’ordinateur, informations sur votre appareil et paramètres, cookies, date et heure de la visite, pages et contenus consultés, fonctions utilisées, site web de référence, données de localisation).
3. Finalités du traitement des données et bases juridiques
Nous utilisons les données personnelles que nous collectons en premier lieu pour conclure et exécuter nos contrats avec nos clients et partenaires commerciaux, notamment dans le cadre des activités de l’association avec nos membres et de l’achat de produits et de services auprès de nos fournisseurs et sous-traitants, ainsi que pour satisfaire à nos obligations légales en Suisse et à l’étranger. Si vous travaillez pour un tel client ou partenaire commercial, vos données personnelles peuvent naturellement aussi être concernées par cette fonction.
En outre, nous traitons vos données personnelles et celles d’autres personnes, dans la mesure où cela est autorisé et que nous le jugeons opportun, aux fins suivantes, pour lesquelles nous (et parfois aussi des tiers) avons un intérêt légitime correspondant au but poursuivi :
– Offre et développement de nos offres, services et sites web, apps et autres plateformes sur lesquelles nous sommes présents ;
– Communication avec des tiers et traitement de leurs demandes (p. ex. candidatures, demandes des médias) ;
– Examen et optimisation des procédures d’analyse des besoins en vue d’un contact direct avec la clientèle ainsi que collecte de données personnelles à partir de sources accessibles au public en vue de l’acquisition de
clients ;
– Publicité et marketing (y compris l’organisation d’événements), dans la mesure où vous ne vous êtes pas opposé à l’utilisation de vos données (si, en tant que client existant, nous vous envoyons de la publicité, vous pouvez vous y opposer à tout moment, nous vous inscrivons alors sur une liste de blocage contre d’autres envois publicitaires) ;
– Études de marché et d’opinion, observation des médias ;
– Exercice de droits juridiques et défense en relation avec des litiges juridiques et des procédures administratives ;
– Prévention et élucidation de délits et autres comportements répréhensibles (par ex. réalisation d’enquêtes internes, analyses de données pour lutter contre la fraude) ;
– garanties de notre exploitation, en particulier de l’informatique, de nos sites web, applications et autres plateformes ;
– surveillance vidéo pour la préservation du droit de domicile et autres mesures pour la sécurité informatique, des bâtiments et des installations et la protection de nos collaborateurs et autres personnes et des valeurs
qui nous appartiennent ou qui nous sont confiées (comme p. ex. contrôles d’accès, listes de visiteurs, scanners de réseau et de messagerie, enregistrements téléphoniques) ;
– l’achat et la vente de secteurs d’activité, de sociétés ou de parties de sociétés et d’autres transactions relevant du droit des sociétés et le transfert de données personnelles qui y est lié, ainsi que les mesures de gestion des affaires et, dans la mesure où cela est nécessaire, le respect des obligations légales et réglementaires ainsi que des prescriptions internes de et/ou FREI connect.
Dans la mesure où vous nous avez donné votre consentement pour le traitement de vos données personnelles à des fins spécifiques (par exemple lors de votre inscription pour recevoir des newsletters ou pour effectuer un background check), nous traitons vos données personnelles dans le cadre et sur la base de ce consentement, dans la mesure où nous n’avons pas d’autre base juridique et où nous avons besoin d’une telle base. Un consentement donné peut être révoqué à tout moment, ce qui n’a toutefois aucun effet sur les traitements de données déjà effectués.
4. Cookies / tracking et autres technologies liées à l’utilisation de notre site web
Nous utilisons typiquement des “cookies” et des techniques comparables sur nos sites web et nos applications, qui permettent d’identifier votre navigateur ou votre appareil. Un cookie est un petit fichier envoyé à votre ordinateur ou automatiquement enregistré sur votre ordinateur ou appareil mobile par le navigateur web que vous utilisez lorsque vous visitez notre site web ou installez une application. Il nous permet de vous reconnaître lorsque vous consultez à nouveau ce site web ou utilisez notre application, même si nous ne savons pas qui vous êtes. Outre les cookies qui ne sont utilisés que pendant une session et qui sont supprimés après votre visite du site web (“cookies de session”), les cookies peuvent également être utilisés pour enregistrer les préférences de l’utilisateur et d’autres informations pendant une durée déterminée (par exemple deux ans) (“cookies permanents”). Vous pouvez toutefois configurer votre navigateur de manière à refuser les cookies, à ne les stocker que pour une session ou à les supprimer prématurément. La plupart des navigateurs sont préréglés pour accepter les cookies. Nous utilisons des cookies permanents pour enregistrer les préférences de l’utilisateur (par exemple la langue, l’autologin), pour mieux comprendre comment vous utilisez nos offres et nos contenus, et pour vous proposer des offres et des publicités adaptées à vos besoins (ce qui peut également se produire sur les sites web d’autres entreprises ; celles-ci n’apprennent toutefois pas de notre part qui vous êtes, si tant est que nous le sachions nous-mêmes, car elles voient uniquement que le même utilisateur se trouve sur leur site web que celui qui a visité une page donnée chez nous). Certains cookies sont placés par nous, d’autres par des partenaires contractuels avec lesquels nous travaillons. Si vous bloquez les cookies, il se peut que certaines fonctionnalités (comme le choix de la langue, le panier d’achat, les processus de commande) ne fonctionnent plus.
Nous intégrons également dans nos newsletters et autres e-mails marketing, en partie et dans la mesure où cela est autorisé, des éléments visuels visibles et invisibles, dont la récupération par nos serveurs nous permet de savoir si et quand vous avez ouvert l’e-mail, afin que nous puissions là aussi mesurer et mieux comprendre comment vous utilisez nos offres et les adapter à vous. Vous pouvez bloquer cela dans votre programme de messagerie ; la plupart d’entre eux sont préréglés pour que vous le fassiez.
En utilisant nos sites web, nos applications et en acceptant de recevoir des newsletters et autres e-mails marketing, vous consentez à l’utilisation de ces techniques. Si vous ne le souhaitez pas, vous devez configurer votre navigateur ou votre programme de messagerie en conséquence, ou désinstaller l’application si cela ne peut pas être modifié dans les paramètres.
Nous utilisons parfois Google Analytics ou des services comparables sur nos sites web. Il s’agit d’un service fourni par des tiers qui peuvent se trouver dans n’importe quel pays du monde (dans le cas de Google Analytics, il s’agit de Google Irlande (dont le siège se trouve en Irlande), Google Irlande s’appuie sur Google LLC (dont le siège se trouve aux États-Unis) en tant que sous-traitant (tous deux “Google”), www.google.com), qui nous permet de mesurer et d’évaluer l’utilisation du site web (de manière non personnelle). Des cookies permanents, installés par le prestataire de services, sont également utilisés à cet effet. Bien que nous puissions supposer que les informations que nous partageons avec Google ne sont pas des données personnelles pour Google, il est possible que Google puisse, à partir de ces données, tirer des conclusions sur l’identité des visiteurs à ses propres fins, créer des profils personnels et relier ces données aux comptes Google de ces personnes. Dans la mesure où vous vous êtes vous-même enregistré auprès du prestataire de services, ce dernier vous connaît également. Le traitement de vos données personnelles par le prestataire de services s’effectue alors sous la responsabilité du prestataire de services conformément à ses dispositions en matière de protection des données. Le prestataire de services nous communique uniquement la manière dont notre site web est utilisé (aucune information vous concernant personnellement).
Nous utilisons également sur nos sites web des plug-ins de réseaux sociaux tels que Facebook, Twitter, YouTube, Pinterest ou Instagram. Vous pouvez le voir (généralement via des symboles correspondants). Nous avons configuré ces éléments de manière à ce qu’ils soient désactivés par défaut. Si vous les activez (en cliquant dessus), les exploitants des réseaux sociaux concernés peuvent enregistrer que vous êtes sur notre site web et où et peuvent utiliser ces informations à leurs propres fins. Le traitement de vos données personnelles se fait alors sous la responsabilité de cet exploitant, conformément à ses dispositions en matière de protection des données. Nous ne recevons aucune information vous concernant de sa part.
5. Transmission de données et transfert de données à l’étranger
Dans le cadre de nos activités commerciales et des objectifs mentionnés au point 3, nous communiquons également des données à des tiers, dans la mesure où cela est autorisé et nous semble indiqué, soit parce qu’ils les traitent pour nous, soit parce qu’ils souhaitent les utiliser à leurs propres fins. Il s’agit en particulier des entités suivantes :
– Prestataires de services de notre part (au sein de FREI connect AG ainsi qu’à l’extérieur, comme par ex. les banques, les assurances), y compris les sous-traitants (comme par ex. les fournisseurs informatiques) ;
– commerçants, fournisseurs, sous-traitants et autres partenaires commerciaux ;
– clients ;
– autorités, services administratifs ou tribunaux nationaux et étrangers ;
– les médias ;
– public, y compris les visiteurs des sites web et des médias sociaux ;
– Concurrents, organisations sectorielles, associations, organisations et autres organismes ;
– les acquéreurs ou les personnes intéressées par l’acquisition de domaines d’activité, de sociétés ou d’autres parties de FREI connect AG ;
– autres parties dans des procédures juridiques possibles ou effectives ;
– autres sociétés de FREI connect AG ;
tous ensemble des destinataires.
Ces destinataires sont en partie sur le territoire national, mais peuvent se trouver n’importe où dans le monde. Vous devez notamment vous attendre à ce que vos données soient transmises dans tous les pays où FREI connect est représentée par des sociétés du groupe, des succursales ou d’autres bureaux, ainsi que dans d’autres pays d’Europe et aux États-Unis, où se trouvent les prestataires de services que nous utilisons (comme Microsoft, SAP, Salesforce).
Si un destinataire se trouve dans un pays sans protection légale adéquate des données, nous obligeons contractuellement le destinataire à respecter la protection des données applicable (nous utilisons à cet effet les clauses contractuelles types révisées de la Commission européenne, qui peuvent être consultées ici : https://eur-lex.europa.eu/eli/dec_impl/2021/914/oj ?), dans la mesure où il n’est pas déjà soumis à un ensemble de règles reconnues par la loi pour garantir la protection des données et où nous ne pouvons pas nous appuyer sur une disposition d’exception. Une exception peut notamment s’appliquer en cas de procédure juridique à l’étranger, mais aussi dans des cas d’intérêts publics prépondérants ou si l’exécution d’un contrat exige une telle communication, si vous avez donné votre consentement ou s’il s’agit de données que vous avez rendues généralement accessibles et dont vous n’avez pas refusé le traitement.
6. Durée de conservation des données personnelles
Nous traitons et conservons vos données personnelles tant que cela est nécessaire à l’exécution de nos obligations contractuelles et légales ou aux fins poursuivies par le traitement, c’est-à-dire, par exemple, pendant toute la durée de la relation commerciale (de l’initiation, du déroulement et de la fin d’un contrat) ainsi qu’au-delà, conformément aux obligations légales de conservation et de documentation. Dans ce contexte, il est possible que les données personnelles soient conservées pendant la période au cours de laquelle des droits peuvent être exercés à l’encontre de notre entreprise et dans la mesure où nous y sommes contraints par ailleurs par la loi ou si des intérêts commerciaux légitimes l’exigent (par exemple à des fins de preuve et de documentation). Dès que vos données personnelles ne sont plus nécessaires aux fins susmentionnées, elles sont en principe et dans la mesure du possible supprimées ou rendues anonymes. Pour les données d’exploitation (p. ex. protocoles de système, logs), des délais de conservation plus courts de douze mois ou moins s’appliquent en principe.
7. Sécurité des données
Nous prenons des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre tout accès non autorisé et toute utilisation abusive, comme par exemple l’émission de directives, des formations, des solutions de sécurité informatique et de réseau, des contrôles et des restrictions d’accès, le cryptage des supports de données et des transmissions, la pseudonymisation, des contrôles.
8. Obligation de fournir des données personnelles
Dans le cadre de notre relation d’affaires, vous devez fournir les données personnelles nécessaires à l’établissement et à l’exécution d’une relation d’affaires et au respect des obligations contractuelles qui y sont liées (vous n’avez généralement pas d’obligation légale de nous fournir des données). Sans ces données, nous ne serons généralement pas en mesure de conclure un contrat avec vous (ou avec l’organisme ou la personne que vous représentez) ou de l’exécuter. De même, le site web ne peut pas être utilisé si certaines données permettant de garantir le trafic de données (comme l’adresse IP) ne sont pas divulguées.
9. Profilage
Nous traitons vos données personnelles de manière partiellement automatisée dans le but d’évaluer certains aspects personnels (profilage). Nous utilisons notamment le profilage pour pouvoir vous informer et vous conseiller de manière ciblée sur les produits. Pour ce faire, nous utilisons des instruments d’évaluation qui nous permettent de communiquer et de faire de la publicité en fonction des besoins, y compris des études de marché et d’opinion.
Pour l’établissement et l’exécution de la relation d’affaires et pour le reste, nous n’utilisons en principe pas de prise de décision automatique entièrement automatisée (comme le prévoit par exemple l’article 22 du RGPD). Si nous devions utiliser de tels procédés dans des cas particuliers, nous vous en informerions séparément, dans la mesure où la loi le prescrit, et nous vous informerions des droits qui y sont liés.
10. Droits de la personne concernée
Dans le cadre de la législation sur la protection des données qui vous est applicable et dans la mesure où elle le prévoit (comme dans le cas du RGPD), vous avez le droit d’obtenir des informations, de rectifier, d’effacer, de limiter le traitement des données et de vous opposer à nos traitements de données, en particulier à ceux effectués à des fins de marketing direct, de profilage à des fins de publicité directe et d’autres intérêts légitimes dans le traitement, ainsi qu’à la remise de certaines données personnelles en vue de leur transfert à un autre organisme (ce que l’on appelle la portabilité des données). Veuillez toutefois noter que nous nous réservons le droit de faire valoir de notre côté les restrictions prévues par la loi, par exemple si nous sommes tenus de conserver ou de traiter certaines données, si nous avons un intérêt prépondérant à le faire (dans la mesure où nous pouvons l’invoquer) ou si nous en avons besoin pour faire valoir des droits. Si des frais sont à votre charge, nous vous en informerons au préalable. Nous vous avons déjà informé au point 3 de la possibilité de révoquer votre consentement. Veuillez noter que l’exercice de ces droits peut être en conflit avec des accords contractuels et que cela peut avoir des conséquences telles que la résiliation anticipée du contrat ou des frais. Dans ce cas, nous vous informerons au préalable si cela n’est pas déjà prévu dans le contrat.
L’exercice de tels droits suppose en général que vous prouviez clairement votre identité (par exemple par une copie d’une pièce d’identité, lorsque votre identité n’est pas claire ou ne peut pas être vérifiée autrement). Pour faire valoir vos droits, vous pouvez nous contacter à l’adresse indiquée au point 1.
Toute personne concernée a en outre le droit de faire valoir ses droits en justice ou de déposer une plainte auprès de l’autorité compétente en matière de protection des données. L’autorité de protection des données compétente en Suisse est le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (http://www.edoeb.admin.ch).
11. Modifications
Nous pouvons adapter la présente déclaration de protection des données à tout moment et sans préavis. La version actuelle publiée sur notre site Internet fait foi. Dans la mesure où la déclaration de protection des données fait partie d’un accord avec vous, nous vous informerons de la modification en cas d’actualisation par e-mail ou par tout autre moyen approprié.
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